Los procesos financieros no son ajenos al proceso de transformación y digitalización, y así se trabaja para tener información accesible, sin errores, automatizada para ganar en eficiencia con herramientas como las aportadas por el modelo Digital Finance24.
Hoy en día, la tecnología permite transformar y digitalizar procesos de forma más eficiente, liberando tiempo para el análisis de datos y la toma de decisiones. El premio al esfuerzo vale la pena: Ferrovial será más competitivo, ya que la rentabilidad se apoyará en la adaptación tecnológica y en la sostenibilidad. Pero no solo esto, digitalizar los procesos financieros hace que el acceso a la información sea mucho más fácil por parte de los empleados, de una manera ágil, segura y confiable. Además, cuando la información es compartida y fluye entre los equipos, las decisiones estratégicas están mucho más basadas en datos, lo que reduce incertidumbre y riesgo. Con este objetivo, la compañía ha puesto en marcha un nuevo modelo operativo, bautizado como Digital Finance24. Se trata del reflejo de cómo entiende la función financiera la innovación, como búsqueda continua de hacer mejor las cosas, fruto del trabajo incansable de los equipos financieros de toda la empresa en colaboración con los compañeros de sistemas.
De la mano de este nuevo proyecto actividades tan importantes como el reporting (interno y externo), la contabilidad y la tesorería se han unificado por esta integración de procesos. Una metodología mucho más eficiente, optimizada y ágil, automatizando la parte más transaccional y el posible error humano asociado a la continua repetición de tareas. Cuenta con dos ejes fundamentales: Contabilidad & Reporting (Proyecto SHE: Simplificación, Homogeneización y Eficiencia) y Tesorería, con iniciativas en común con el Plan de Trasformación Tecnológico de Construcción. Y, en todo momento, con la premisa ‘coste-beneficio’ para determinar su incidencia en la eficiencia, asentada en datos válidos en el entorno de una fuente única.
Proyectos relacionados con la digitalización de facturas y albaranes (Horus) automatizarán procesos, en la actualidad, manuales y, contribuirán a una acción sostenible al ser ‘paper free’ (además de incluir un acuerdo de colaboración con la Fundación Juan XXIII, orientada a la creación de empleo para personas con discapacidad, que se encarga del escaneo y tratamiento de facturas que se reciben en papel en España). Otras acciones destacadas, ya en marcha, son la digitalización de las notas de gastos, así como la actualización del sistema de segregación de funciones en los sistemas corporativos, tras los cambios producidos con la implantación del nuevo modelo operativo.
En casos como el reporting interno se proporciona una única fuente de acceso a la información (el Portal Global está accesible para toda la organización), que podrá evolucionar al resto de indicadores no financieros claves (ESG). En externo, se cubrirán las cuentas anuales consolidadas de Ferrovial y las anuales individuales de sus sociedades de una manera homogénea y centralizada. En este sentido, la solución Workiva, ya implantada, ha permitido enviar información electrónica a la CNMV para las Cuentas Anuales consolidadas de 2020 y, en un futuro, a reguladores y/o terceros que requieran información financiera en formato electrónico, además de elaborar informes para terceros (inversores, bancos centrales, haciendas de los países, etc..). Así mismo, para los procesos entre las empresas del grupo, el proyecto Intercompany permitirá mejorar la gestión y el nivel de automatización de estos.
La digitalización y automatización de los procesos de ‘back office’ de contabilidad y tesorería es otro objetivo, con proyectos para automatizar operaciones intercompañía, y numerosas iniciativas paralelas para optimizar procesos y después automatizarlos (RPAs). Destaca también la implantación de una plataforma de comunicación bancaria global a través de Swift, que ha permitido reducir el riesgo por la conectividad automática diaria de los movimientos bancarios. El proyecto Apolo (en fase de diseño) es otra iniciativa (conjunto con Contabilidad por la parte de conciliación bancaria) a implantar para todo el grupo, para la tesorería transaccional y optimización de la conciliación contable mediante su máxima automatización.
Todos ellos, además de simplificar y homogeneizar procesos, permiten hacer un seguimiento continuo del óptimo funcionamiento de éstos, así como identificar a su vez nuevas oportunidades de mejora.
